Automatische orderverwerking vanuit Outlook

Bij de meeste bedrijven komen bestellingen binnen in een gedeelde Outlook-mailbox: orders@, verkoop@ of gewoon de inbox van de binnendienst. AIOTIC kijkt daar mee, herkent wat een bestelling is en verwerkt die tot een verkooporder in uw ERP. De rest van uw mail blijft onaangeroerd.

AIOTIC en Outlook

Outlook en Microsoft 365 zijn in Nederland de zakelijke standaard, en dus ook de plek waar klantorders binnenkomen: als PDF-bijlage, Excel-bestand of gewoon als tekst in de mail. AIOTIC sluit aan op de mailbox die u aanwijst, bijvoorbeeld uw gedeelde ordermailbox, en beoordeelt elk binnenkomend bericht: is dit een bestelling of niet? Alleen wat echt een order is, gaat de verwerking in. Uw team hoeft de mailbox niet meer leeg te werken; het kijkt alleen nog mee waar AIOTIC twijfelt.

Van Outlook-bericht naar verkooporder

Een bestelling in de mail is zelden netjes gestructureerd: de ene klant stuurt een PDF-orderbon, de andere een Excel-lijst, een derde typt de bestelling gewoon uit. AIOTIC leest het bericht en de bijlagen, haalt er klant, artikelen, aantallen en leverafspraken uit en zet het geheel als verkooporder klaar in uw ERP-systeem. Het handmatig overnemen van e-mailorders, en de fouten die daarbij horen, verdwijnt daarmee uit uw orderverwerking.

Zo werkt de verwerking vanuit Outlook

Wat AIOTIC met uw Outlook-orders doet

• Kijkt mee in de Outlook- of Microsoft 365-mailbox die u aanwijst, bijvoorbeeld orders@ of verkoop@.
• Herkent welke berichten bestellingen zijn; nieuwsbrieven, vragen en overige mail blijven onaangeroerd.
• Leest de mailtekst en de bijlagen: PDF, Excel, Word, scans en foto's.
• Zet de herkende bestelling als complete verkooporder klaar in uw ERP-systeem.
• Legt per bericht vast wat er is herkend en verwerkt, volledig herleidbaar.

Veelgestelde vragen over AIOTIC en Outlook