Orders uit e-mail automatisch verwerken
De meeste klantorders komen nog steeds per e-mail binnen: een bestelling in de mailtekst, een PDF uit het inkoopsysteem van de klant, een Excel-lijst met artikelnummers. AIOTIC kijkt mee in uw ordermailbox, verwerkt de bestellingen en laat uw team alleen controleren waar dat nodig is.
Bijgewerkt op
Wat er in uw ordermailbox binnenkomt
- Bestellingen in de tekst van de e-mail, in vrije vorm.
- PDF-bijlagen uit het inkoopsysteem van de klant, elk met een eigen opmaak.
- Excel-bestanden met artikelnummers en aantallen.
- Scans en foto's van een bestelbon.
- Doorgestuurde mails en aanvullingen op een eerdere order.
Zo verwerkt AIOTIC een e-mailorder
Uw klant mailt een bestelling: als tekst, PDF, Excel, foto of scan. AIOTIC kijkt mee in de mailbox die u aanwijst.
AI-agents halen klant, artikelen, aantallen en leverafspraken uit het bericht en de bijlagen, ook als elk document er anders uitziet.
Validators toetsen elke order. Bij twijfel wordt de order klaargezet voor menselijke controle, niets wordt zomaar geboekt.
De order staat als verkooporder in uw ERP-systeem: compleet, correct en herleidbaar.
Werkt met de mailbox die u al heeft
AIOTIC sluit aan op de mailbox die u aanwijst, bijvoorbeeld orders@ of verkoop@. Uw team houdt gewoon toegang en uw eigen regels en mappen blijven bestaan. Er zijn aansluitingen voor Outlook en Microsoft 365, Gmail en Google Workspace en uw eigen mailserver.
Mail die geen bestelling is, blijft onaangeroerd. AIOTIC beoordeelt eerst of een bericht een order is, en alleen echte orders gaan de verwerking in.
Wat uw binnendienst ervan merkt
Het overtypen verdwijnt, het controleren blijft. Orders die 's avonds of in het weekend binnenkomen, worden gewoon verwerkt. Tikfouten verdwijnen, en afwijkingen in de order van de klant worden zichtbaar voordat ze in uw ERP staan.
Veelgestelde vragen over orders uit e-mail verwerken
Moet mijn klant anders gaan bestellen?
Welke bijlagen kan AIOTIC lezen?
Wat gebeurt er met orders waar AIOTIC aan twijfelt?
Werkt dit met een gedeelde mailbox?
In welk ERP komen de orders terecht?
Hoe kunnen we dit uitproberen?
Zie uw eigen e-mailorders verwerkt worden.
Online demo van 20 minuten, met uw eigen orders en zonder verplichtingen.
Plan een demo van 20 minuten Liever eerst rekenen? Bereken uw besparing.